Estructura organizacional
Organigrama declarado contra organigrama real. Quién reporta a quién.
TOSK Business Solutions
Auditoría operacional
y administrativa
Revisamos la operación real de su empresa y la comparamos
con el plan que su organización definió.
Cada diferencia se documenta como hallazgo.
Materia de la revisión
Tramo de control
Cuántas personas supervisa cada jefatura y en qué se le va el día.
Segregación de funciones
Quién autoriza, quién ejecuta y quién registra la misma operación.
Procesos administrativos
Tiempos de ciclo, reprocesos y pasos que ya no tienen destinatario.
Documentación
Manuales, políticas y formatos vigentes contra los que en realidad se usan.
Rentabilidad de la operación
Costo de las actividades que no agregan valor al producto.
Esta revisión y el dictamen fiscal
El dictamen fiscal revisa cifras
y cumplimiento ante la autoridad.
La auditoría operacional entra a la operación:
puestos, autorizaciones, tiempos y documentos.
Son trabajos distintos y conviven. Aquí se atiende el segundo.
Etapas del trabajo
Planeación
Se define qué áreas entran, qué periodo se revisa y con qué profundidad.
Levantamiento
Entrevistas por puesto, observación en sitio y recolección de formatos.
Pruebas y muestreo
Se sigue una muestra de operaciones reales por todo su recorrido.
Hallazgos
Cada diferencia queda descrita con su evidencia y su efecto en la operación.
Carta de recomendaciones
Qué cambiar, quién lo ejecuta y en qué plazo.
Seguimiento
Se verifica qué recomendación quedó aplicada y cuál no.
Documentos que quedan en la empresa
- Manual de organización con descripción de puestos
- Manual de procedimientos por área revisada
- Matriz de autorizaciones y segregación de funciones
- Informe de hallazgos con su evidencia
- Carta de recomendaciones con responsables y plazos
- Indicadores y línea base para medir el avance
Lo que se pregunta en la primera reunión
- ¿Quién autoriza una compra y quién la registra?
- ¿Cuánto tarda una requisición desde que se pide hasta que llega?
- ¿Qué actividad se repite porque alguien más ya la hizo mal?
- ¿Qué puesto concentra funciones que nadie más sabe hacer?
- ¿Qué manual existe y cuándo se actualizó?
Las respuestas definen qué áreas entran a revisión y cuánto dura el trabajo.
Condiciones de la revisión
- La información revisada no sale de la empresa.
- La revisión describe lo que encuentra; la decisión de cambiar es de la dirección.
- No sustituimos al personal del área revisada durante el trabajo.
- Cada hallazgo se sostiene con evidencia documental u observación registrada.
Oficina
Avenida Niño Obrero 1038, Colonia Ciudad de los Niños
Zapopan, Jalisco. C.P. 45040
+52 (33) 8526 1110
administracion@toskbusiness.com
La revisión se realiza en las instalaciones de la empresa revisada.